Beyond Budgeting

Vermeidung von Engpässen in der Wertschöpfungskette

Planung ersetzt Zufall durch Irrtum?
"Die Budgetierung in Unternehmen ist – wie jeder weiss – ein Witz. Sie verbraucht eine Menge Manager-Zeit, zwingt sie in langweilige, endlose Sitzungsrunden und angespannte Verhandlungen. Sie gibt Managern
Anreiz zu lügen und zu schummeln, Ziele herunterzuspielen und Ergebnisse aufzublasen, und sie bestraft Manager, wenn sie die Wahrheit sagen."
(Michael C. Jensen, Harvard Business Review Nov. 2001, "Corporate Budgeting is broken - Let's fix it")
Auch wenn Michael Jensen die Problematik etwas drastisch ausdrückt,
so ist in den letzten Jahren doch die Erkenntnis gewachsen, dass reine Budgetierung oder starre Planung einem Unternehmen nicht immer von Nutzen ist. Gleichwohl – oder gerade deshalb – gibt es inzwischen viele Beispiele und "lessons learned", wie die Qualität, die Kosteneffizienz und damit der Business-Nutzen der Planung deutlich erhöht werden können.
Nach Phasenaufteilung des Gesamtpakets empfiehlt es sich, der betriebswirtschaftlichen Konzeption einen technischen Blueprint folgen zu lassen.
Folgende vier Möglichkeiten gilt es zu bedenken:

Steigerung der Planungsfrequenz
Eine höhere Aktualität der Planung führt unter Einbeziehung neuer Planungsinformationen zu einer besseren Plangenauigkeit. Die engere Frequenz bindet jedoch auch mehr Ressourcen.

Eine höhere Aktualität der Planung führt unter Einbeziehung neuer Planungsinformationen zu einer besseren Plangenauigkeit. Die engere Frequenz bindet jedoch auch mehr Ressourcen.

Steigerung der Genauigkeit von Planungsannahmen
Realistischere Planungsannahmen (z.B. Absatztrends, Kostentrends etc.) können entweder als zusätzliche Information (Koeffizient) oder als genauere Information (Multiplikator) in den Planungsprozess integriert werden. In beiden Fällen muss Information erhoben oder extern eingekauft werden, was jeweils höhere Kosten verursacht.

Umstellung auf rollierende Planung

Kontinuierliche Anpassung von Planungsannahmen zum Zeitpunkt des jeweiligen Informationseingangs. Dies würde in einem nicht-integrierten Planungssystem zu erheblichen Mehraufwänden führen und ist deshalb nur in Verbindung mit dem nachfolgenden Punkt zu realisieren.

Integrierte Planung
Sie zielt auf die Integration von strategischer und operativer Planung sowie die Integration von Teilplänen und auf Systemintegration ab. Es wird ein automatisierter Planungsprozess angestrebt, automatisierte Planungsfunktionen unterstützen diesen Prozess. Als weitere Ausbaustufe können Szenarien oder Simulationen in die Planung integriert werden.

In einer perfekten Welt würde man die Kombination der letzten drei Möglichkeiten umsetzen, um seinem Ziel näher zu kommen. Da wir aber (meistens) nicht in einer perfekten Welt mit unbegrenztem Zugang zu (Planungs-)Ressourcen leben, gilt es, die vorhandenen Ressourcen optimal einzusetzen. Eine kurze Gegenüberstellung von kurz- und langfristigem Aufwand und Nutzen (siehe nachfolgende Tabelle) kann Sie bei der Wahl des passenden Lösungsansatzes unterstützen.
Lösungsansatz Einführung und
kurzfristiger Nutzen
Anwendung und
langfristiger Nutzen
Gesamt
Aufwand Nutzen Aufwand Nutzen
1. Steigerung der Genauigkeit von
     Planungsannahmen
hoch mittel hoch mittel Aufwand > Nutzen
2. Steigerung der Planungsfrequenz hoch hoch sehr hoch hoch Aufwand > Nutzen
3. Umstellung auf rollierende Planung sehr hoch sehr hoch hoch sehr hoch Aufwand >= Nutzen
4. Integrierte Planung sehr hoch hoch niedrig sehr hoch Aufwand < Nutzen

 

Wenn also der "Engpass"-Teilplan identifiziert ist (in unserem Beispiel wäre das die Absatz- und Umsatzplanung), sollte man dort auch mit der Umsetzung eines integrierten Planungssystems beginnen. Weitere Teilpläne folgen dann auf Basis betriebswirtschaftlicher Abhängigkeiten oder mit zunehmender Komplexität. Es hat sich (sowohl in der Umsetzung als auch in der Planung selbst) bewährt, die Komplexität graduell zu steigern. Dies führt zu einer besseren zeitlichen Verteilung der Aufwände und erzeugt Skaleneffekte durch internen Know-how-Aufbau. Die Umsetzung eines integrierten Planungssystems sollte in verschiedenen Phasen erfolgen.

Umsetzung eines integrierten Planungssystems
Nach der Aufteilung des Gesamtpakets in einzelne Phasen empfiehlt es sich, der betriebswirtschaftlichen Konzeption (bei der die Planungsstruktur, Anwenderoberflächen, Planungsfunktionen und der Planungsprozess erarbeitet werden), einen technischen Blueprint folgen zu lassen. Die anschliessenden technischen Umsetzungen, Tests und User-Schulungen profitieren stark von einer hohen konzeptionellen Qualität.


Um den Business-Nutzen einer integrierten Planung vollumfänglich zu entfalten, empfiehlt sich die systemtechnische Umsetzung mit einer adäquaten Softwarelösung. Statt unzähliger Excel-Planungssheets werden heute integrierte Softwarelösungen eingesetzt. Dank derer werden nicht wertschöpfende Tätigkeiten im Rahmen der Planung weitgehend vermieden. Ausgereifte Technik und anwenderfreundliche Funktionalität gewährleisten eine kosteneffiziente Planung und gute Plandatenqualität. Mit umfassender Projekterfahrung und technischer Kompetenz lässt sich heute in relativ kurzer Durchlaufzeit erfolgreich eine integrierte Planung einführen.

Fazit

Qualität, Kosteneffizienz und Business-Nutzen der Planung können deutlich erhöht werden, sofern folgende Erfolgsfaktoren beachtet werden:

1. Entscheidung für die Konzeption und Einführung einer integrierten Planung, statt punktueller, suboptimaler Verbesserungsmassnahmen.
2. Phasenweise Umsetzung gemäss "Engpass-Teilplan", nach dem Motto "think big, start small"
3. Einsatz einer Planungssoftware, die die Integration der Teilpläne sicherstellt und als "single tool of planning" Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Qualität der Daten und des Prozesses gewährleistet