Gezielte Steigerung des ROI durch BI

Dass durch den Einsatz von Business Intelligence (BI) ein wichtiger Wertschöpfungsbeitrag für das Unternehmen erzielt werden kann, ist heutzutage unbestritten. Doch Vorsicht: Der Einsatz von BI birgt auch das Potenzial zur Wertvernichtung!
Zugegeben, dies ist vielleicht etwas überspitzt formuliert, doch birgt der Satz in vielen Fällen mehr als nur einen Funken Wahrheit. Und zwar immer dann, wenn:
  • BI im Unternehmen als reines IT-Thema verstanden wird
  • BI ohne Top-Management-Unterstützung einseitig von der IT getrieben wird
  • die einzelnen Geschäftseinheiten BI-Lösungen ausschließlich nach ihren individuellen Belangen einführen

Die Lösung dieses Dilemmas ist im Ziel der BI bereits enthalten: nämlich, durch eine wirkungsvolle und effiziente Unterstützung der Führungs- und Steuerungsprozesse eine optimale Entscheidungsfindung des Managements zu ermöglichen.
Interdisziplinäre Beeinflussung auf den ROI durch den Einsatz von BI

CubeServ Business-Intelligence-Strategiemodell
Das bedeutet, dass eben nicht nur die IT, sondern auch das Management, das Controlling und die Fachbereiche eine tragende Rolle beim Einsatz von BI spielen. Kurz: "BI must go beyond IT". Wenn alle Parteien ihre Aufgaben richtig ausführen, so kann das Wertschöpfungspotenzial der BI entfaltet und der Return on Investment (ROI) positiv beeinflusst werden.

Wie können Sie dies nun in die Praxis umsetzen? Dreh- und Angelpunkt ist hierbei die Erarbeitung einer BI-Strategie. Künftige BI-Initiativen im Unternehmen sollten nicht (mehr) einzelfallgetrieben sein, sondern auf einer gemeinsamen, allgemein anerkannten BI-Strategie basieren.

Die nachfolgende Tabelle verdeutlicht die Unterschiede des üblicherweise einzelfallgetriebenen und des BI-strategiebasierten BI-Einsatzes von der Projektplanung bis zum Betrieb:

  Fachkonzept Realisierung Betrieb
Einzelfallgetriebener BI-Einsatz BI-Initiativen werden im Hinblick auf die optimale Lösung für den spezifischen Einzelfall entwickelt. Die Umsetzung folgt den einzelfallspezifischen Anforderungen und Entwicklungskenntnissen Aufwändiger Support und Betrieb durch den Einsatz mehrerer, individuell entwickelter Systeme
Auf einer BI-Strategie basierender BI-Einsatz BI-Initiativen werden im Hinblick auf den übergeordneten Gesamtnutzen für das Unternehmen entwickelt Die Umsetzung folgt unternehmensweit anerkannten Entwicklungsrichtlinien und Namenskonventionen und auf einer unternehmensweit geplanten Systemlandschaft Durch den Nutzen von Synergien dank einheitlicher Systementwicklung und Systemlandschaft kann ein prozess- und kostenoptimierter Support und Betrieb gewährleistet werden

Die BI-Strategie

Welche Themen umfasst eine BI-Strategie? Grundlage ist die BI-Vision, in der die langfristige BI-Entwicklung unternehmensweit definiert und seitens des Top-Managements verabschiedet wird.
Die konkrete inhaltliche Ausgestaltung erfolgt dann entlang den sechs Kernthemen der BI-Strategie:

1. BI-Systemarchitektur und Infrastruktur
  • Systemarchitektur
  • Entscheidungsmodell für zentralen/dezentralen Systemeinsatz
  • Systemvermessung und Infrastrukturplanung
  • Migrationsplanung für bestehende Systeme

2. Bauherrenmodell
  • Rollen gemäss Entwicklungsrichtlinien und Namenskonventionen
  • Unternehmensweit gültige (Top-Down-)Verabschiedung

3. Entwicklungsrichtlinien und Namenskonventionen
  • Unternehmensweit gültige (Top-Down-)Verabschiedung
  • Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Vertragsmodell mit externen BI-Dienstleistern

4. Betrieb und Support
  • Betriebskonzept
  • Entwicklung/Anpassung von BI-spezifischen SLAs
  • Zahlungsmodell für Dienstleistungen und Infrastruktur

5. Know-how und Innovation
  • Einschätzung des bestehenden und des notwendigen BI-Know-how
  • Schulungsplan, Innovationsplan

6. Marketing und Kommunikation
  • BI-Marketing-Kit: Fallstudie und BI-Wertbeitrag
  • Planung spezifischer und kontinuierlicher Marketing- und Kommunikationsmassnahmen

ROI-wirksames Business Intelligence umsetzen

Wir empfehlen Ihnen eine schrittweise Vorgehensweise bei der Umsetzung eines BI-strategiegetriebenen BI-Einsatzes:

Schritt 1: Performance Management Review
Verschaffen Sie sich in Workshops mit Management, Fachbereichsvertretern, Controlling und IT ein detailliertes Bild über die Themen Steuerungsmethodik, Steuerungskennzahlen, Reporting- und Planungsinhalte, Reporting- und Planungsprozess, Systemarchitekturen, Schnittstellen, Datenverfügbarkeit und Datenqualität. Die so gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen eine verlässliche weitere Projektplanung und bilden die Eckpfeiler für die Erarbeitung der BI-Strategie. Planen Sie einen Zeitraum von 6 bis 10 Tagen für den PM-Review.

Schritt 2: BI-Strategie
Definieren Sie in Workshops mit Management, Fachbereichsvertretern, Controlling und IT die künftige Vision zur Entwicklung und Rolle der BI in Ihrem Unternehmen. Darauf aufbauend erarbeiten Sie mit Vertretern der zentralen und dezentralen IT die oben genannten Kernthemen der BI-Strategie. Die Ergebnisse werden in der darauf folgenden Projektphase als "Proof of concept" in der Praxis überprüft und ggf. angepasst. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, dass die finale Version der BI-Strategie vom Top-Management als unternehmensweit gültig verabschiedet wird. In der Regel benötigen Sie für die Ausarbeitung und "In-Kraft-Setzung" der BI-Strategie ca. 20 bis 30 Tage.
In jedem Fall gilt: Bleiben Sie pragmatisch und übertreiben Sie es nicht bei der BI-Strategieentwicklung. Die Mitarbeiter müssen die BI-Strategie leben können, und es muss eine ausreichende Flexibilität gewahrt werden, um technologischen Veränderungen und sich ändernden Geschäftsanforderungen begegnen zu können.

Schritt 3: Projekt-Realisierung

Entwickeln Sie nun auf Grundlage der in der BI-Strategie definierten Kernthemen Ihre BI-Lösungen. Sofern Sie BI bereits im Einsatz haben, können die Erkenntnisse der BI-Strategie dazu führen, dass Sie die in einem ersten Projekt vorhandenen Entwicklungen anpassen bzw. Systeme migrieren müssen. Im schlimmsten Fall kann es durchaus auch sinnvoll sein, Anwendungen neu zu entwickeln.Als Resümee bleibt festzuhalten:

  • Verstehen Sie BI als Kernkompetenz, die einen entscheidenden Beitrag zum ROI leistet.
  • Behandeln Sie BI als interdisziplinäre Funktion.
  • Erstellen und operationalisieren Sie eine unternehmensweit gültige und akzeptierte BI-Strategie.
  • Grundsätzlich gilt bei jeder BI-Einführung und -Weiterentwicklung: Think big, start small!