Analysis for Office, ...

... weit mehr als ein Data Exploration Tool.

Erstmalig existiert eine Möglichkeit, den wiederkehrenden Report-Erstellungsprozess durch den Einsatz einer automatisierten Datenversorgung und Layout-Erstellung aller (auch nicht SAP-) Reportkomponenten auf einen Knopfdruck von (zum Teil) Tagen auf Sekunden zu verkürzen.

CubeServ-Projekte im Bereich Report Books haben gezeigt, dass Analysis for Office in Verbindung mit Standard-Excel-Features das Mittel der Wahl für Controller ist. Die Möglichkeiten beim Layout, die Flexibilität bei der Zusammenstellung und die Performance bei der eigentlichen Report-Erstellung lassen kaum noch Wünsche offen.

SAP BusinessObjects Analysis, edition for Microsoft Office

Analysis for Office (AfO) wird beworben als OLAP Tool. Zweifellos hat es hier Stärken in der intuitiven Bedienbarkeit für erfahrene Excel-Anwender und in der einfachen Datenanbindung. Aber es bietet weit mehr. Hier liegt die Gefahr, dass die Anwendergruppe, die am meisten davon profitieren könnte, diese neuen Möglichkeiten nicht wahrnimmt. 

Das Problemfeld

Es gibt Unternehmen, in denen das Reporting hauptsächlich mit Excel, bzw. PowerPoint durchgeführt wird. Dieses Reporting wird durch die Fachbereiche (nicht durch die IT) erstellt, speziell durch das Controlling. Der wiederkehrende monatliche Aufwand, der dabei für das Data Crunching und die Layout-Erstellung erbracht wird, ist immens: Fast alle Controller sprechen von 80% Anteil ihrer Arbeit. Daher sind gerade hier performante, flexible und Update-stabile Lösungen gefragt. 

Warum Analysis und Excel als Problemlösung?

  • Excel ist das Tool der Fachbereiche, das notwendige Wissen ist in vielen Unternehmen vorhanden.
  • Analysis for Office (AfO) passt hier nahtlos hinein, die Bedienung ist nahezu intuitiv.
  • Mit VBA ist eine Automatisierung der Reporting-Prozesse möglich.
  • Durch die Einbindung der AfO-APIs lassen sich auch die Datenversorgung und fast
    das gesamte Layout automatisieren.
  • Das AfO ermöglicht dem Fachbereich eine weitestgehende Unabhängigkeit von der IT bei der Reporterstellung.
  • Zusätzliche Software/Lizenzen werden nicht benötigt.

 

Vorteile von Analysis und Excel als Problemlösung

Bei entsprechenden Projekten haben wir bewiesen, dass, mit dem richtigen Einsatz von Excel und AfO,

  • wir den Reporting-Aufwand (Data Crunching/Layouterstellung) von (zum Teil) Tagen auf Sekunden
    reduzieren können.
  • wir in der Lage sind komplexe Layouts für Tabellen und Charts entsprechend der Kundenanforderung
    zu erzeugen (auch Formatierungen entsprechend dem IBCS-Standard).
  • wir diese Layouts modular und wiederverwendbar ablegen können.
  • wir ganze, in Excel erzeugte, Reports automatisch in ein beliebiges PowerPoint-Template und PDF
    übertragen können.
  • wir auch andere, nicht SAP-Datenquellen in den Prozess einbinden können.
  • wir genau den Nerv der Controller/Fachbereiche treffen.
  • zudem hat sich die Übergabe der Lösung an Excel-Power-User in den Fachbereichen
    als unproblematisch erwiesen.

 

Neue Möglichkeiten von Analysis for Office

Analysis bietet die Möglichkeit, zusätzliche Columns und Rows in die Analysis-Kreuztabellen einzufügen. Diese Leerzeilen können mit komplexen Excel-Formeln (auch boolesche Algebra) navigationsstabil befüllt werden. Zusätzlich dazu können berechnete Kennzahlen eingefügt werden, eine Möglichkeit, die bisher nur im Query Designer vorhanden war. Diesen Elementen können Formate zugeordnet werden, die navigationsstabil sind. Die manuelle Vorgehensweise ist sehr zeitaufwendig (für ein IBCS-konformes Layout kommen gern einmal 80 neue Zeilen/Formate zusammen) und muss für jede Data Source wiederholt werden.

Seit der Version 2.1 kann man nun diese Elemente und Formate mit APIs (Application Progamming Interfaces) ansprechen. Diese kaum bekannte und schlecht dokumentierte Möglichkeit erlaubt es, Update- und navigationsstabile Elemente und Formate standardisiert und in Sekunden zu applizieren.

Analysis for Office bietet nur begrenzte Layout-Möglichkeiten, die auch noch zum Teil von den „Excel Sehgewohnheiten“ abweichen. Viele Kundenanforderungen kann man nur mit Standard-Excel-Mitteln befriedigen. Zusammen mit dem CallBack AfterRedisplay kann die Gesamtlösung (API Table Design plus Excel Layout) automatisiert werden. Dies gilt im Übrigen sowohl für Tabellen als auch für Charts.

Die CubeServ-Lösung

Um die Entwicklungszeit neuer Reports zu reduzieren und zeitgleich die Automatisierung des Update-Prozesses von Report Books mit komplexen Tabellen und Charts performant zu ermöglichen, bringt CubeServ Erfahrungen genau hierfür mit: Automatisierung der Aufbereitungsprozesse und Standardisierung im Layout.

Ziel war es, einzelne Report-Teile einfach, schnell und standardisiert erstellen zu können. Dies erfolgt mit Hilfe von „Layout-Modulen“, die mit CubeServ-Unterstützung oder durch Excel-Power-User an die Kunden-Layout-Vorgaben angepasst werden können. Diese „Layout-Module“ sind wiederverwendbar, d.h. dieselben Module können für alle Tabellen oder Charts mit gleicher Struktur eingesetzt werden.

CubeServ hat eine flexible Lösung entwickelt, mit der neue Linien und Formate automatisiert in SAP Kreuztabellen navigations- und Update-stabil eingefügt werden können.

Wir haben auch Erfahrung bei der automatisierten Erstellung und den Test von Excel -spezifischem Layout für Tabellen und Charts. Wir haben zahlreiche Code-Beispiele erarbeitet, speziell auch zum Thema „SAPSetFormat“ und „SAPInsertLine“, die bisher noch nirgendswo veröffentlicht wurden.

Abb.1 ist ein Beispiel einer Tabelle, die einen, von CubeServ erstellten, Style Set gem. IBCS erhalten hat. In Abb.2 hat diese Tabelle 86 weitere Komponenten mit einem Knopfdruck zugefügt bekommen.

Danach erfolgt das Excel-Layout, ebenfalls per Knopfdruck. In diesem Fall werden Rows eingerückt und eingefärbt, und in der Column „Delta Bud b“ werden Datenbalken mit der bedingten Formatierung von Excel zugefügt. (siehe Abb.3) Das Ergebnis kann anschliessend in den automatisierten Update-Prozess in eine PowerPoint-Präsentation eingebunden werden.

Abb.4 zeigt als Beispiel für ein „Layout Modul“ ein „Multiple Chart“. Es basiert auf einer einzigen AfO-Tabelle (Abb.5). Die Erstellung der neun Charts, die Positionierung, das Verschieben der Balkenwerte und die Skalierung der Achsen erledigt das Modul automatisch.

Damit kann das monatliche Update der Daten und die Erstellung der Tabellen und Charts automatisiert werden und auf Knopfdruck erfolgen. Nach Durchsicht der Ergebnisse, sowie deren Kommentierung kann der Controller mit einem „PowerPoint Generator“, die PowerPoint-Präsentation im firmenspezifischen Layout auf Knopfdruck erstellen, sowie, wenn gewünscht, ein entsprechendes PDF File speichern.

Zusätzliche Layout-Beispiele

Um einen Eindruck von den Möglichkeiten der „Layout-Module“ zu geben, werden im Folgenden Beispiele aus Kundenanforderungen gezeigt. Die gezeigten Layouts (von Abb.6 - Abb.10) sind leicht zu modifizieren und wiederverwendbar.

Unser Angebot

CubeServ möchte Sie gerne dabei unterstützen, das volle Potential von Analysis for Office auszuschöpfen. Wir bieten hierfür die folgenden Dienstleistungen als Workshop und/oder Projektunterstützung an:

  • Analysis for Office Grundlagen
  • Analysis for Office Refresher
  • Analysis for Office Questions and Answers
  • Analysis for Office on-line Support
  • Analysis for Office Training on the Job
  • Analysis for Office Delta Training,
    z.B. Version 1.4 zu Version 2.3
  • Analysis for Office Layout nach IBCS (Hichert) oder
    Corporate Design Richtlinien
  • Analysis for Office Automatisierung mit VBA (visual basic for
    applications) und APIs (application programming interfaces)
  • “CubeServ Analysis for Office Report Book” VBA Library
  • “CubeServ AfO Scripting.xlsm” VBA Library
  • Unterstützung bei der Umsetzung des Reportings auf das
    “CubeServ Analysis for Office Report Book”
  • Unterstützung bei der Umsetzung des Reportings auf
    standardisierte Layouts und Prozesse
  • Analysis for Office für BEx Analyzer Anwender
  • Migrationsprojekt BEx Analyzer Arbeitsmappen zu Analysis for Office
Abb.1: Ausgangstabelle mit benutzer-definiertem Style Set, angelehnt an die IBCS-Vorgaben.
Abb.2: Dieselbe Tabelle nach Anwendung von API Table Design.
Abb.3: Tabelle mit zusätzlichem Excel-Layout.
Abb.4: Chart, erstellt mit Modulen.
Abb.5: Die Tabelle, die dem „Multiple Chart“ zugrunde liegt
Abb.6: Excel-Formatierung, normal und invertierte Farben
Abb.7: Wasserfall-Chart, basierend auf AfO-Standard-Chart
Abb.8: Rot-Gelb-Grün-Hintergrund mit frei bestimmbaren Grenzen, roter Rahmen um eine Column
Abb.9: Zwei Balken mit zusätzlichen Delta-Indikatoren, deren Farben wertabhängig gesteuert werden
Abb.10: Verbunddiagramm, Balken und Flächen

Unsere Mitarbeiter verfügen über langjährige Erfahrung im Controlling-Umfeld. Bisherige Projekte haben gezeigt, dass diese Unterstützung sich sehr schnell für Sie rentieren wird.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann rufen Sie uns an oder senden uns eine E-Mail. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Präsentationstermin und besprechen Ihre individuellen Anforderungen.