Success Story

Wie die ÖBB mit CubeServ Personalkostenplanung mehr Transparenz im HR Controlling erreicht hat

Video Interview zum Projekt “Personalkostenplanung” bei ÖBB

In diesem Video spricht Korbinian Riester von der ÖBB mit Johannes Kumpf (CubeServ GmbH) über das erfolgreich abgeschlossene Projekt zur Optimierung der Personalkostenplanung bei den Österreichischen Bundesbahnen.

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Ausgangslage

Die ÖBB ist ein sehr personalintensives Unternehmen. Die demografische Struktur des Betriebes wird dazu führen, dass in den kommenden Jahren viele Kolleg*innen das Unternehmen verlassen werden (über 7.000 Mitarbeiter*innen bis 2025) – das bedeutet einen massiven Recruiting-Aufwand. Die Personalplanung dient als Grundlage dafür, in welchen Gesellschaften und Positionen der Bedarf an neuen Mitarbeiter*innen gedeckt werden soll.

Durch den hohen Detailgrad und die Menge des Personals gab es im alten Tool schwerwiegende Performanceprobleme. Die technische Grundlage im Unternehmen bildete das SAP HCM System, welches sowohl als Eingabetool als auch zur Berechnung verschiedener Kennzahlen dient. Die daraus generierten Daten werden monatlich über eine Schnittstelle an das SAP-Business Warehouse übergeben, wo das neue Personalkostenplanungstool, welches gemeinsam mit der CubeServ implementiert wurde, ansetzt.

Herausforderungen

Von der ÖBB wurden gemeinsam mit der CubeServ folgende Projektziele festgelegt:

Das neue Planungstool sollte so konzipiert werden, dass die Planung dauerhaft vereinfacht und verschlankt wird.
Der Detailgrad in der Planung sollte so reduziert werden, dass die Performance nachhaltig gesteigert wird. Beispiel: Speicherzeiten von früher mehreren Minuten sollten auf wenige Sekunden heruntergekürzt werden.
Die Usability sollte gesteigert werden, um mit Hilfe des neuen Planungstools für zukünftige Herausforderungen gerüstet zu sein.
Zusammenfassend wünschte sich die ÖBB, die Personalplanung
neuer, moderner und performanter zu gestalten.

Projektziele

Nachdem das Setup für das Projekt erstellt worden war, lag der Fokus auf der Implementierung der drei Planungsfunktionalitäten:

Personalmengenplanung
Personalkostenplanung
Zusätzliche Planungsapplikationen, z.B. Mehrleistungsplanung, Urlaubsplanung und Planung von externem Leasingpersonal

Besonders wichtig war der ÖBB hierbei der Faktor der Usability im Planungsprozess. Das Projekt erstreckte sich über 12 Monate und war strukturiert in die Teilbereiche Detailkonzeption, Umsetzung, Testing & Go-Live.

Erfolgsfaktoren

Offene und ehrliche Kommunikation zwischen dem Projektteam der ÖBB und der CubeServ.
Schnelles Reagieren auf äußere Umstände, sofortige und problemlose Weiterführung des Projekts von on-site auf remote.
Schnelle Schulung der Mitarbeiter*innen durch Benutzerfreundlichkeit des Tools.

Ergebnis und Nutzen

Durch eine effektive und partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter*innen der ÖBB und CubeServ konnte das ganze Projekt innerhalb nur eines Jahres umgesetzt werden.

Herr Korbinian Riester, Experte Personalcontrolling bei der ÖBB, beschreibt die Implementierung des neuen Tools wie folgt:

«Der größte Erfolg ist die hohe Akzeptanz der Lösung bei den 200 aktiven Nutzer*innen des neuen Tools. Alle User*innen können mit geringem Schulungsaufwand Maßnahmen planen und hochrechnen, weil es einfach, intuitiv und performant ist. Die Ermittlung des Personalaufwandes wurde zunehmend automatisiert und verbessert, was den Planungsprozess insgesamt beschleunigt hat. Wir sind stolz darauf, dass wir mit der CubeServ einen kompetenten und zuverlässigen Sparring Partner an der Seite hatten, um das Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Das neue Planungstool ist ein Meilenstein in der ÖBB Personalkostenplanung.»

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Johannes Kumpf

HR Analytics Expert with a passion for people analytics & HR planning. Business Development & Sales HRM @ CubeServ Group

Success Story

«Der größte Erfolg ist die hohe Akzeptanz der Lösung bei den 200 aktiven Nutzer*innen des neuen Tools. Alle User*innen können mit geringem Schulungsaufwand Maßnahmen planen und hochrechnen, weil es einfach, intuitiv und performant ist.
Die Ermittlung des Personalaufwandes wurde zunehmend automatisiert und verbessert, was den Planungsprozess insgesamt beschleunigt hat.
Wir sind stolz darauf, dass wir mit der CubeServ einen kompetenten und zuverlässigen Sparring Partner an der Seite hatten, um das Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Das neue Planungstool ist ein Meilenstein in der ÖBB Personalkostenplanung.» (Korbinian Riester, Experte Personalcontrolling, ÖBB)

Über ÖBB

Die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) sind die größte Eisenbahngesellschaft des Landes und zu 100% im Eigentum der Republik Österreich.

Jährlich transportieren sie ca. 477 Mio. Fahrgäste, was einer CO2-Ersparnis von 4,2 Mio. Tonnen entspricht. Damit sind sie Österreichs größter grüner Mobilitätsdienstleister.

Die ÖBB besteht aus 70 Gesellschaften im In- und Ausland, aufgeteilt auf 3 Teilkonzerne. Sie
beschäftigen ca. 43.000 Mitarbeiter*innen.