Eine Systemmigration, egal ob von einem alten ERP-System zu einem neuen oder von einer On-Premise-Lösung in die Cloud, ist ein komplizierter und kritischer Vorgang für alle Unternehmen. Eine umfangreiche Planung und sorgfältige Durchführung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Aspekte Ihres neuen Systems korrekt funktionieren. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt der Migration ist das Management der Berechtigungen. Denn Fehler oder Unachtsamkeiten aus diesem Bereich können nicht nur zu Sicherheitsrisiken und Zugriffsproblemen führen, sondern sogar zu einem Ausfall des Geschäftsbetriebs führen.
In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Punkte, die bei der Verwaltung von Berechtigungen während einer Systemmigration beachtet werden sollten und bieten Ihnen so eine allgemeine Checkliste.
Im Weiteren werden die folgenden Prozessschritte erklärt:
- Bestandsaufnahme
- Analyse der Berechtigungsstruktur im neuen System
- Planung und Anpassung der Berechtigungen
- Tests in der neuen Umgebung
- Schulung, Kommunikation und Dokumentation
- Regelmäßige Checks
1. Bestandsaufnahme
Vor dem Beginn jeder Migration sollten Sie selbstverständlich zunächst eine detaillierte Bestandsaufnahme vornehmen. Dies ist eine gute Gelegenheit, um eventuell überfällige Aufräumarbeiten vorzunehmen und gegebenenfalls alte nicht mehr verwendete Berechtigungen zu löschen. Vielleicht fällt Ihnen hierbei auch auf, dass Ihnen die Berechtigungsstruktur so nicht mehr dient und hier eine neue Vorgehensweise etabliert werden sollte. Achten Sie bei der Erfassung darauf gründlich vorzugehen. Es sollten alle Bestandteile Ihrer Berechtigungen aufgelistet werden inklusive möglicher Eigenentwicklungen wie Customer Exits. Sie sollten final Listen über die Ausprägung der bestehenden Rollen (und wenn vorhanden Analyseberechtigungen), Userzuweisungen und User haben.
2. Analyse der Berechtigungsstruktur im neuen System
Je nach Migration kann es sein, dass dieser Schritt relativ wenig Zeit in Anspruch nimmt, da sich möglicherweise nichts oder nur marginal etwas an der Berechtigungsstruktur im Vergleich zu Ihrem bisherigen System verändert. Im Idealfall können Sie Ihre Berechtigungen fast identisch beibehalten. Sollte die Berechtigungsstruktur in Ihrem neuen System aber stark von Ihrer Bestehenden abweichen, ist es notwendig diese weitgehend zu analysieren. Ein häufiges Problem ist beispielsweise bereits der Wegfall oder der Wechsel bestimmter Transaktionscodes. Bereits dieser vermeintlich kleine Faktor könnte eine gesamte Rolle obsolet machen. Sie sollten auch sicherstellen, dass alle neuen Berechtigungsanforderungen noch den geltenden Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entsprechen.
3. Planung und Anpassung der Berechtigungen
Basierend auf Ihrer zuvor erfolgten Analyse setzen Sie die Ergebnisse nun in Form einer konkreten Planung um. Entwickeln Sie hier also entweder Ihr bestehendes Berechtigungskonzept weiter mit den notwenigen Anpassungen für Ihr neues System, oder bauen Sie ein neues Konzept auf. Sie sollten nachvollziehbar definieren, welche Änderungen vorgenommen werden, damit Sie auch nach der Migration noch nachvollziehen können was sich verändert hat. Falls Sie ein Konzept neu aufsetzen, lesen Sie bei noch offenen Fragen bei unserem dazugehörigen Blog oder kontaktieren Sie uns gerne direkt.
4. Tests in der neuen Umgebung
Wie alle anderen Schritte Ihrer Migration müssen auch diese Änderungen in einer Testumgebung getestet werden, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Berechtigungen funktionieren. Idealerweise haben Sie mindestens einen User der jeweiligen Usergruppe, welcher für einen Test bereitsteht oder Ihnen eine ausführliche Übersicht über alltägliche Tätigkeiten erstellt hat. So können Sie auch als eventuell fachfremde Person nachvollziehen, ob die Berechtigungen einen Funktionstest bestanden haben. Ausgiebige Tests ermöglichen Ihnen Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
5. Schulung, Kommunikation und Dokumentation
Im Rahmen Ihrer Migration sollten Allgemeine Schulungen und Kommunikation über den Prozess hinweg stattfinden. Es ist wichtig, Mitarbeiter bereits weit im Voraus über den Zeitplan der Migration und damit verbundenen Key-Dates zu informieren. So können diese sich auf damit verbundene Änderungen einstellen und Schulungen sowie Tests in ihrem Zeitplan berücksichtigen. Auch sollten in regelmäßigen Abständen generalisierte Updates über den Stand der Migration und insbesondere dem zu erwarteten Fertigstellungsdatum gegeben werden. Diese dauerhafte Informationsvermittlung ist wichtig, um Ihren Mitarbeitern Sicherheit zu bieten und sich mit dem Gedanken an neue Arbeitsweisen vertraut zu machen. Vereinbaren Sie darüber hinaus auch Pflicht-Schulungstermine, um Ihren Mitarbeitern alle Änderungen vorzustellen und zu erklären. Planen Sie hier unbedingt genug Zeit für Rückfragen ein. Den gesamten Prozess Ihrer Migration sollten Sie zwingend gut dokumentieren. Besonders in „Entweder-Oder“-Fragen kann es nach ein paar Jahren nützlich für Sie sein nachvollziehen zu können, wieso eine Entscheidung getroffen wurde.
6. Regelmäßige Checks
Nachdem Sie Ihre Migration erfolgreich durchgeführt haben, sollten Sie auch weiterhin ein besonderes Augenmerk auf Ihre Berechtigungen haben. Überprüfen Sie noch einmal, ob die Rechte wie gewünscht funktionieren und alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt werden. Halten Sie eventuell außerdem zu Beginn noch regelmäßigere Feedback-Runden ab, um mögliche Probleme gespiegelt zu bekommen. Fahren Sie ansonsten mit Ihren normal anstehenden regelmäßigen Sicherheitsprüfungen fort.
Abschließend lässt sich sagen, dass bei einer Systemmigration der Arbeitsaufwand hinter Ihren Berechtigungen nicht zu unterschätzen ist. Je nach Migration müssen Sie hier mit vielen Veränderungen rechnen. Mithilfe der oben genannten Schritte können Sie Struktur in Ihr Unterfangen bringen und Sich eine bessere Übersicht darüber verschaffen was zu tun ist. Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit der guten Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern! Eine Migration stellt auch für Sie oft viele Veränderungen im Arbeitsablauf her und kann Unsicherheiten mit sich bringen. So können Sie den Wechsel reibungsloser und erfolgreicher gestalten.
Falls Sie dennoch unsicher sind oder noch offene Fragen bestehen, schauen Sie sich gerne bei unseren weiteren Blogbeiträgen um oder kontaktieren Sie uns direkt mit Ihrem Anliegen!
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Sarah Seeleitner
- n.n.
