Medizinische Kennzahlenplanung - wie man aus technischen Erfordernissen Mehrwert für die Anwender schaffen kann

Success Story

Medizinische Kennzahlenplanung -
wie man aus technischen Erfordernissen Mehrwert für die Anwender schaffen kann

Ausgangslage

Als zentrale Einrichtung für das Gesundheitswesen in der Steiermark mit dem primären Ziel, die Qualität der Patientenversorgung kontinuierlich zu steigern, sieht sich die KAGes auch der Herausforderung gegenüber, mit den sich wandelnden Technologien in ihren administrativen IT-Systemen Schritt halten zu müssen.

Die Ankündigung der Firma SAP, den Support für ältere Versionen von SAP ERP und SAP BW (basierend auf ECC) einzustellen, erfordert die Implementierung von SAP S/4HANA im Finanzbereich und SAP BW/4HANA im Reporting und die damit einhergehende Notwendigkeit, bestehende Lösungen zu migrieren oder neu zu erstellen. Davon betroffen sind auch die langjährig in den LKHs und der KAGes-Zentraldirektion eingesetzten Planungslösungen für medizinische Leistungen, Ärztliche Verantwortung und die Zentrale Leistungsverrechnung.

Da die hier erhobenen Planzahlen wesentliche Bestandteile des Budgetplanungsprozesses sind, wurde der Bedarf für eine technische Migration und für den Aufbau einer einheitlichen Planungsoberfläche erkannt.

Projektziele

Aufbau eines SAP BW/4HANA-kompatiblen Datenmodells, unter Nutzung bereits existierender Planungsfunktionen
Erweiterung des Datenmodells um neue Anforderungen
Aufbau einer performanten SAP Analysis for Office (AfO) Planungsmappe für die Erfassung der Planungsdaten und Kommentare
Bereitstellung mehrerer Planungsbereiche in einer Planungsmappe, (Planung von Fällen, LKF-Punkten, medizinischen Leistungen, Ambulanten Punkten, Sonderklasse, ICU-Aufenthalten, Betten)

Herausforderungen

Im Projekt stellte es eine besondere Herausforderung dar, die Komplexität der technischen Umstellung zu bewältigen und gleichzeitig eine klare Abstimmung mit dem Fachbereich sicherzustellen, um die neu hinzugekommenen Anforderungen korrekt integrieren zu können.
Die Entscheidungsfindung für das Frontendtool gestaltete sich ursprünglich komplex, da eine Vielzahl von Tools zur Auswahl standen und sorgfältig abgewogen werden musste, welches die optimalen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten sowie den minimalen Schulungsaufwand für die Anwender in den Landeskrankenhäusern bietet.

Zusätzlich war es erforderlich, die Notwendigkeit der technischen Umstellung verständlich für die Anwender aufzubereiten, um Akzeptanz zu schaffen und die Umstellung erfolgreich in der KAGes zu verankern.

Realisierung des Projektes

Im Rahmen des Projekts wurde ein SAP BW/4HANA-kompatibles Datenmodell aufgebaut, das die Grundlage für die Implementierung der neuen Anforderungen bildet.

Parallel dazu wurde eine SAP Analysis for Office (AfO) Planungsmappe erstellt, die als zentrale Plattform für die Planung und Kommentierung dient. Die technische Umsetzung basiert auf einem generischen Ansatz unter Verwendung von VBA, um die Flexibilität der Lösung zu erhöhen.

Für die Sicherstellung der Praxistauglichkeit erfolgten umfangreiche Tests durch den Fachbereich. Die enge Kooperation zwischen Fachbereich, IT und CubeServ war entscheidend, um die Anforderungen präzise umzusetzen und technische Herausforderungen gemeinsam zu meistern.

Ergebnis und Nutzen

Durch die Umstellung auf ein SAP BW/4HANA-kompatibles Datenmodell wurde eine zukunfts- und investitionssichere Lösung geschaffen, die es ermöglicht, sowohl aktuelle als auch zukünftige Anforderungen abzubilden.

Der Mehrwert für die Anwender liegt vor allem in den benutzerfreundlichen Planungsmappen, die dank ihrer intuitiven Gestaltung nur minimalen Schulungsaufwand erforderten. Der Wiedererkennungseffekt der Excel-Oberfläche und der bekannten AfO-Funktionalitäten erleichtert den Anwendern den Einstieg und ermöglicht eine schnelle, effiziente Nutzung. Der IT-Abteilung bieten die Arbeitsmappen den Vorteil, dass sie durch einfaches Customizing flexibel für weitere Planungsbereiche angepasst werden können.

Durch die Wiederverwendung vorhandener Funktionalitäten ließ sich der Aufwand für Tests und für die Übergabe an die interne IT der KAGes deutlich reduzieren, was zudem eine nachhaltige Betreuung und kontinuierliche Anpassung der Lösung an zukünftige Anforderungen sicherstellt.

Kundenzitat

„Bei der Entscheidung das neue Planungstool für die Leistungsdaten, ärztliche Verantwortung und zwischenbetriebliche Leistungserfassung mittels AfO umzusetzen, waren die bereits bekannte Oberfläche für die User, die gute Integration in die technische IT-Landschaft der KAGes bzw. in das bestehende Berichtswesen sowie eine zukunftssichere Lösung für die nächsten Jahre, ausschlaggebende Faktoren.

Wegweisend für die erfolgreiche Implementierung war unter anderem auch die enge Zusammenarbeit und die laufende Abstimmung zwischen der Firma CubeServ und der KAGes.»

Vereinbaren Sie jetzt Ihren Expert Call. Wir freuen uns über Ihre Nachricht.

Eva Kasser

Expert in Healthcare Analytics. Inspired by working with people in the medical, administrative and business sectors, and by implementing complex requirements to support them.

Success Story

Über die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft m.b.H (KAGes)

Die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft m.b.H (KAGes) ist die zentrale Einrichtung für das Gesundheitswesen in der Steiermark.
An den 20 Standorten der
8 Landeskrankenhäuser (LKHs) und in den drei Landespflege-zentren gewährleisten rund 18.600 qualifizierte Mitarbeiter*innen die Gesundheitsversorgung und Langzeitpflege in der Steiermark.
Die KAGes zählt damit zu den größten Spitalsunternehmen Europas.