Success Story

Schnell zum Ziel: Personalkostenplanung mit BW in 3 Monaten am Universitätsspital Basel

Ausgangslage

Mit der Einführung von SAP S/4HANA im Finanzbereich des Universitätsspitals Basel im Jahr 2022 kann die kundenindividuelle Lösung „PERSCO“ nicht mehr genutzt werden bzw. das Spital will zum Zeitpunkt der Umstellung eine integrierte Lösung für die Personalbestands- und Personalkostenplanung verwenden.

Da die Personalplanung einen wesentlichen Bestandteil der Budgetermittlung der Finanzplanung darstellt, sollte die neue Lösung die HR- und Finanzdaten synchronisieren und eine konsistente Sicht auf die IST- und Plandaten ermöglichen.

Projektziele

Einführung einer intuitiven und dezentral nutzbaren Lösung für Personalbestands- und Personalkostenplanung
Einbindung von aktuellen HCM-Daten (Bestand/Kosten)
konsolidierte Darstellung von unterschiedlichen finanzwirtschaftlichen Dimensionen von Ist/Plan & Budget.

Herausforderungen

Das Universitätsspital hat neben der Einführung von SAP S/4HANA auch die SAP Analytics Cloud (SAC) als neue Technologie eingeführt. Durch den organisatorischen Lead im Finanzwesen und dem personalorientierten Ansatz der Planungsapplikation von CubeServ wurden zu Beginn der Detailkonzeption die Prozessschritte und Begrifflichkeiten der Personalabrechnung im HCM für die Ist-Kosten Ermittlung mit dem finanzwirtschaftlichen Verbuchungsprozess harmonisiert.

Realisierung des Projekts

Im Spätsommer 2021 startete das Projektteam mit dem Ziel, die Budgetermittlung für die Personalkosten für das Jahr 2022 bereits mit dem neuen Planungstool durchzuführen. Mit dieser Vorgabe schloss das Projektteam die Realisierung bis Oktober 2021 ab und konnte trotz externer Einflüsse (Corona-Pandemie) und knapper interner Ressourcenverfügbarkeit das produktive Go-Live vollziehen.

Erfolgsfaktoren

Die Zeit bis zum Go-Live im Februar 2022 wurde genutzt, um den Funktionsumfang zu erweitern. Dazu zählte eine integrierte SAC-basierte Berichtslösung für eine Darstellung von Ist-/Plan- und Budgetkosten und die Erweiterung der statischen auf eine monatlich rollierende Planung.

Durch die Funktionsergänzungen sind die dezentralen Planer im Finanzcontrolling in der Lage „rund-um-die-Uhr“ die Planung von Kosten/Beständen in den operativen Tagesablauf einzubauen. Zum Monatswechsel werden die neuen Ist-Daten an Beständen und Kosten in die Planung übernommen – und bereits durchgeführte Planmassnahmen werden automatisch wieder übernommen.

Ergebnis und Nutzen

Der Vorteil des integrativen Forecasts/Budgetplanung erfordert ein Umdenken im täglichen „Doing“. Erwartet werden signifikante Qualitätsverbesserungen im Forecast/Budgetergebnis, durch eine enge Taktung und Angleichung von Zeithorizont & Ist-Datenübernahmen aus dem HCM und Berücksichtigung von personalwirtschaftlichen (zukünftigen) Ereignissen wie Umorganisationen, Personalauf/-abbau (-szenarien) oder Verschiebungen in den Kosten.

Kundenfeedback

«In früh angesetzten, gemeinsamen Workshops konnten alle Anforderungen und grössere Kostenblöcke aus HR und Controlling identifiziert werden. Mit der Erfahrung und den Standardfunktionen der Lösung von CubeServ wurde das Projekt in nur 3 Monaten erfolgreich umgesetzt.»

(Thomas Wyss, Leiter Administrative Services – Digitalisierung & ICT)

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Johannes Kumpf

HR Analytics Expert with a passion for people analytics & HR planning. Business Development & Sales HRM @ CubeServ Group

Success Story

Über das Universitätsspital Basel

Das Universitätsspital Basel ist eines von fünf universitären Spitälern der Schweiz und gehört zu den führenden medizinischen Zentren mit hohem, international anerkanntem Standard.

Die enge Zusammenarbeit mit global führenden Life Science-Unternehmen in Basel ist ein Garant für interdisziplinäre Behandlungs-konzepte und Innovationen in allen medizinischen Fachrichtungen auf höchstem Niveau.

Mehr als 7200 Mitarbeitende aus über 80 Nationen sorgen für die medizinische Betreuung von über einer Million Menschen.

Mit 44 Kliniken, 8 medizinischen Zentren und 1‘000 Plätzen für ärztliche Aus- und Weiterbil-dungen erzielte es 2021 einen Gesamtnetto-umsatz von CHF 1.2 Mrd.