Success Story

Operative Budget-Personalplanung mit SAP NetWeaver BI bei Schaeffler

Ausgangslage

Im Jahre 2003 beschloss Schaeffler, die Personalkostenplanung der deutschen Unternehmensteile, die bisher rein vom Controlling durchgeführt wurde, in den HR-Bereich zu verlagern und so die Synergieeffekte des dort eingesetzten SAP HCM-Systems zu nutzen.

Hierzu wurde die Hochrechnungsfunktionalität in SAP HCM genutzt, welche zur Unterstützung der dezentralen Planung nach einiger Zeit ergänzt wurde durch eine eigenentwickelte Access-Datenbank sowie Excel-Erfassungsformulare.

Dies bedingte eine Komplexität der Planungsprozesse in SAP, Excel und Access mit manuellen Ladevorgängen und ließ weder in Deutschland noch bei den Auslandsgesellschaften einen weiteren Rollout der Personalkostenplanung zu.

Projektziele

Als erster Schritt zu einer grundlegenden Erneuerung des Planungssystems weltweit: Schaffung einer integrierten Lösung für den Budgetplanungsprozess inklusive dezentraler Planung durch die Führungskräfte in SAP BW für Schaeffler Deutschland.
Ablösung der bisher verwendeten Excel- und Access-Anwendungen und die weitestgehende Automatisierung der zugrundeliegenden Planungsprozesse.
Erstellung einer einheitlichen Benutzeroberfläche, die den unterschiedlichen Anwendergruppen einen manuellen und dezentralen Zugriff für Maßnahmenerfassung ermöglicht.

Realisierung des Projekts

Die Bereitstellung einer ersten funktionalen Lösung mit greifbaren Resultaten war dank des eingesetzten Pakets „CubeServ HR Personalkostenplanung“ innerhalb kurzer Zeit möglich.

Aus der Konzeptionsphase ergaben sich dann kundenspezifische Anpassungen als Folgeaktivitäten, welche im Wesentlichen per Customizing umgesetzt werden konnten. Zusätzlich wurden für einige besonders komplexe Planungslogiken eigene Hochrechnungsmethoden entwickelt.

Herausforderungen waren dabei insbesondere:

Kurzer und fest definierter Zeitraum bis zur geplanten Produktivsetzung
Bereitstellung unterschiedlicher Sichten für Vorgesetzte und Personaler (HR-Lohnarten und Auszahlungszeiträume) sowie für Controller (unterschiedliche Lohnarten, Sicht nach Kostenart und statistischer Kennzahl)
Komplexes Berechtigungskonzept für unterschiedliche Anwendergruppen für Planung und Reporting
Automatisierte Schnittstelle an Folgesysteme

Ergebnis und Nutzen

Schaeffler verfügt nun über eine neue Ebene der Planungsgenauigkeit mit einem sehr hohen Schärfegrad sowie einer exzellenten Nachvollziehbarkeit bei gleichzeitig reduziertem Arbeitsaufwand für die Plandaten-Bereitstellung. Dies wurde durch eine frei parametrisierbare Hochrechnung, individuelle Berechnungsprogramme und die Möglichkeit zur manuellen Maßnahmen-Erfassung erreicht.

Die neuartige, intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet Plausibilitätsprüfungen und Validierungsfunktionen mit integriertem Reporting und ermöglicht eine effiziente, dezentrale Kapazitäts- und Kostenplanung für Vorgesetzte, Personaler und Controller im Web.

Die auf diese Weise generierten Datensichten erlauben zudem eine direkte Anbindung an ein integriertes, unternehmensweites Personalreporting zum Ist-Budget-Vergleich, sowie die Weitergabe an Folgesysteme wie SAP-CO und Non-SAP-Systeme.

„Durch den direkten, performanten und flexiblen Zugriff auf meine Planungsdaten habe ich einen optimalen Gestaltungsspielraum erhalten. Es ist mir damit möglich, meine Planung nach meinen eigenen Vorstellungen durchzuführen und trotzdem kurzfristige Abstimmung mit meinem zuständigen Personalbetreuer und dem zuständigen Controller zu gewährleisten. Die Bedienung ist einfach und intuitiv. Alle Veränderungen meines Budgets kann ich sofort im Planungstool erkennen, prüfen und ggf. korrigieren.”

(Jans Held, Leiter Personalinformationssysteme & Abrechnung, Schaeffler AG)

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Johannes Kumpf

HR Analytics Expert with a passion for people analytics & HR planning. Business Development & Sales HRM @ CubeServ Group

Success Story

Über Schaeffler:

Die Schaeffler Gruppe ist ein weltweit führender integrierter Automobil- und Industriezulieferer.

Das Unternehmen steht für höchste Qualität, herausragende Technologie und ausgeprägte Innovationskraft. Mit Präzisionskomponenten und Systemen in Motor, Getriebe und Fahrwerk sowie Wälz- und Gleitlagerlösungen für eine Vielzahl von Industrieanwendungen leistet die Schaeffler Gruppe einen entscheidenden Beitrag für die „Mobilität
für morgen“.

Im Jahr 2015 erwirtschaftete das Technologieunternehmen einen Umsatz von rund 13,2 Mrd. Euro. Mit rund 84.000 Mitarbeitern ist Schaeffler eines der weltweit größten Familienunternehmen und verfügt mit rund 170 Standorten in über 50 Ländern über ein weltweites Netz aus Produktionsstandorten, Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen und Vertriebsgesellschaften.