Ausgangslage
Der Prozess der Personalplanung der KELAG wurde bislang weitgehend mit Excel-Sheets durchgeführt und erforderte somit einen sehr hohen Aufwand in der Vorbereitung, in der Durchführung und in der Nachbearbeitung.
Durch die immer flexibler werdenden Anforderungen während der Planungsphase stieß die derzeit verwendete technische Oberfläche an ihre Kapazitätsgrenzen. Bei relativ kurzfristigen Strategievorgaben/-änderungen in der Personalplanung war eine termingerechte Durchführung nur sehr schwer möglich.
Projektziele
Um auch zukünftig eine termingerechte, optimale Personalplanung gewährleisten zu können, wurde eine integrierbare, flexible IT-Lösung gesucht zur Abbildung aller zukünftigen Personalbewegungen im Unternehmen:
- Integration des SAP HCM und aller derzeit vorhandenen
Personalstammdaten - Einhergehende monetäre Bewertungen bei der Kapazitätsplanung
- Automatische Berücksichtigung von Veränderungen in den Gehaltsbestandteilen wie z.B. Biennien, Treueprämiensprünge, Kollektivvertragserhöhungen
- Integriertes Berichtswesen (Plan-Prognose-Vergleich; Plan-Ist-Vergleich;
Plan-Plan-Vergleich;)
Realisierung des Projekts
Die intuitive Benutzeroberfläche mit Plausibilitätsprüfungen und Validierungsfunktionen mit integriertem Reporting ermöglicht eine effiziente dezentrale Kapazitäts- und Kostenplanung im Web. Die Plandaten werden auf Basis der Ist-Werte monatsscharf generiert unter Berücksichtigung von zukünftigen Maßnahmen und globaler Steuerparameter.
Anhand von Personalmaßnahmen (z.B. Eintritte, Versetzungen, ATZ -Modelle, Leiharbeiter) werden durch den Budgetverantwortlichen in einem dreistufigen Planungsprozess Personalbestände und- aufwände beplant. Die detaillierten Dokumentierungsfunktionen je Personalmaßnahme erhöhen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit für das zentrale Personalcontrolling.
Gestützt wird der Planungsprozess durch einen dreistufigen Genehmigungsprozess. Dies erlaubt dem Personalcontrolling ein Prozessmonitoring vom Anfang der Planung bis zum Abschluss. Umbewertungen aufgrund sich ändernder Planungsprämissen und Planungen auf „Zentralen Kostenstellen“ können im Anschluss der Planung problemlos durch das Personalcontrolling durchgeführt werden.
Ergebnis und Nutzen
Seit dem 15. Juli 2009 ist der Kelag Konzern mit der ersten Phase des Projektes produktiv. Die Planungsqualität konnte signifikant gesteigert und die Planungsdauer verkürzt werden. Durch den dreistufigen Genehmigungsprozess wurde ein transparenter Prozess für alle Beteiligten geschaffen. Eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern wurde durch ein gutes Look & Feel der Anwendung erreicht.
„Mit der CubeServ Group haben wir in einem Zeitraum von 6 Monaten ein integriertes Planungs- und Berichtssystem geschaffen, dass dem Wunsch nach Flexibilität, Transparenz und Kostencontrolling absolut gerecht wird.“
(Mag. Michaela Sapetschnig, Leiterin Personalservices und Projektleiterin, KELAG)
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Johannes Kumpf
HR Analytics Expert with a passion for people analytics & HR planning. Business Development & Sales HRM @ CubeServ Group
Success Story
Über Kelag:
Der Kelag-Konzern ist einer der führenden Energiedienstleister in Österreich. Das Unternehmen ist in den Geschäftsfeldern Strom, Erdgas und Wärme österreichweit tätig, mit dem Schwerpunkt in Kärnten, dem südlichsten Bundesland Österreichs.
Die KI-KELAG International GmbH übernimmt die Aktivitäten im Ausland. Die KELAG Eco Heat GmbH bearbeitet internationale Wärme und Bioenergieprojekte.
Mit einem konsolidierten Konzernumsatz von 1.182 Millionen Euro (2008) und rund 1.400 qualifizierten Beschäftigten zählt die Kelag
zu den größten Industriebetrieben in Kärnten.
Gegründet wurde das Unternehmen 1923 als Kärntner Wasserkraftwerke-AG. Im Jahre 1939 wurde es in KELAG-Kärntner Elektrizitäts-Aktiengesellschaft umbenannt. Seit 1948 ist die Kelag Landesgesellschaft in Kärnten.
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